Informacja dla osoby fizycznej o przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych od tej osoby
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Lubartowie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lubartowie, adres: ul. Mickiewicza 50, 21-100 Lubartów, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku VI Wydział Gospodarczy KRS, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000021825, NIP: 7141631657, REGON: 430967060, kapitał zakładowy: 6 524 000,00 zł, informuje o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.
Poniższe zasady stosuje się począwszy od 20 września 2019 r.
Jak przetwarzamy dane osobowe?
Jako Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Lubartowie sp. z o.o. w świetle przepisów jesteśmy Administratorem Państwa danych osobowych. To oznacza, że odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową, jeżeli taką z Państwem zawarliśmy, oraz obowiązującymi przepisami.
W jakim celu, na jakiej podstawie i przez jaki czas przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe wykorzystujemy (przetwarzamy) w następujących celach:
1) podjęcia na Pani/Pana żądanie działań zmierzających do zawarcia umowy z nami
– przez czas potrzebny do zawarcia umowy, nie dłużej jednak niż 3 miesiące od powzięcia uzasadnionego przekonania, że do zawarcia umowy nie dojdzie i nie dłużej niż pół roku od ich pozyskania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2) gdy jest to niezbędne do wykonania zawartej między Państwem a nami umowy
– przez czas potrzebny do wykonania umowy (lub innego zakończenia umowy) i kolejne 3 miesiące (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3) udowodnienia należytego wykonania ciążących na Administratorze obowiązków w zakresie przetwarzania danych osobowych (np. przekazania niniejszej informacji)
przez czas, w którym Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych – zasadniczo 5 lat od dnia naruszenia prawa albo wystąpienia skutków naruszenia prawa – (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 189g Kodeksu postępowania administracyjnego) i kolejne 3 miesiące;
4) wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np.:
a) wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych – przez czas wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury i kolejne 3 miesiące oraz przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. podatkowe;
b) udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami;
5) ustalenia, obrony i prawnej możliwości dochodzenia roszczeń przez Państwa lub przez nas, co obejmuje m.in. sprzedaż lub własną windykację naszych wierzytelności – (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f RODO) – do momentu przedawnienia Państwa ewentualnych roszczeń przeciwko nam bądź do momentu wygaśnięcia naszych ewentualnych roszczeń przeciwko Państwu i kolejne 3 miesiące;
6) marketingu bezpośredniego – przez 3 miesiące od ich ostatniego wykorzystania przez nas (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
7) wsparcia technicznego – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. d lub f RODO);
8) prowadzenia z Państwem korespondencji, w tym za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie www – w zakresie wynikającym z jej treści lub z nią związanej – przez czas, w którym treść tej korespondencji ma znaczenie prawne dla nas, dla Państwa lub osób, w imieniu których Państwo występujecie (zastosowanie wtedy mają terminy określone w punktach 1-7 powyżej), a w innych przypadkach przez okres 6 miesięcy od ostatniej korespondencji w sprawie (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b), c), d) i f) RODO).
Zgoda
W innych przypadkach Państwa dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści tej zgody.
Jeśli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu i przez jaki czas będziemy przetwarzać te dane. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).
Profilowanie
Nie dokonujemy profilowania Państwa danych (profilowanie to automatyczna analiza Państwa danych
Informacja dla osoby fizycznej o przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych od tej osoby
osobowych wykonywana elektronicznie – przez przeznaczone do tego oprogramowanie).
Które dane należy nam podać?
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez Państwa danych na formularzu umowy (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli np. dzwonić pod numer kontaktowy).
Podawanie danych przy zawarciu umowy nie jest wymogiem ustawowym.
Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane przekazujemy:
1) podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności:
a) obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne;
b) podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, działającym na nasze zlecenie;
2) innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
a) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską;
b) podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
c) podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim mają własny interes prawny w przetwarzaniu Państwa danych – najczęściej w celu wykazania w przyszłości, że należycie wykonali swoje obowiązki umowne względem nas bądź mogli przeciwko nam dochodzić roszczeń.
Dane z innych źródeł
1) jeśli płacą Państwo za pośrednictwem np. banku lub instytucji płatniczej, to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty bądź na jakie konto. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy płatność została dokonana prawidłowo, jej zaksięgowania i rozliczenia, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów (podstawa: art. 6 ust. 1 lit b i c RODO), w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
2) możemy również pozyskiwać Państwa dane z ogólnie dostępnych rejestrów, ewidencji itp. w celach opisanych powyżej
(zawarcie/wykonanie umowy, wykonanie ustawowych obowiązków rozliczeniowych/archiwalnych, dochodzenie przez nas roszczeń lub obrona przed roszczeniami Państwa lub osób trzecich, marketing, prowadzenie z Państwem korespondencji);
Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
Przysługujące Państwu uprawnienia
Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:
1) sprostowanie (poprawienie) nieprawidłowych danych lub uzupełnienie danych;
2) usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie;
3) ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku);
4) dostęp do danych (między innymi: o informację o przetwarzanych przez nas danych, celach przetwarzania, odbiorcach danych lub kategoriach odbiorców) oraz o kopię danych;
5) przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa.
Z tych praw mogą Państwo skorzystać, składając wniosek w naszej siedzibie pod adresem wskazanym na końcu tej informacji lub w dowolny inny sposób.
Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających nam Państwa uwierzytelnić.
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania. Oznacza to, że w niektórych przypadkach będziemy mogli odmówić uwzględnienia Państwa wniosku. W takich przypadkach wyjaśnimy Państwu motywy naszej decyzji i podamy jej podstawę prawną. W każdym przypadku będziemy niezwłocznie udzielać Państwu niezbędnych wyjaśnień i pomocy w wykonywaniu Państwa praw.
Prawo sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych wyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w
Informacja dla osoby fizycznej o przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych od tej osoby
tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:
1) ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności,
lub
2) podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Skarga
Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.
Kontakt i informacje
Nasze dane kontaktowe: Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Lubartowie sp. z o.o.
z siedzibą w Lubartowie adres: ul. Mickiewicza 50, 21-100 Lubartów, e-mail: info@pec.lubartow.pl
Dane Inspektora Ochrony Danych: iod@pec.lubartow.pl
Powyższe informacje w postaci pliku PDF znajdziecie Państwo tutaj
